¿Cómo aprovechar la tecnología para optimizar los pagos en tu negocio?

Sin importar el giro de un negocio, el uso de tecnología para procesar transacciones B2B (negocio a negocio) se ha vuelto un elemento que puede ayudar en el crecimiento de una compañía. 

De acuerdo con información del reporte “Global Business & Spending Outlook 2018”, elaborado por el Monitor Global  de  Negocios  y  Gasto  de  American  Express  e  Institutional  Investor,  74%  de  los empresarios mexicanos desea implementar nuevas tecnologías para planear, presupuestar y prever mejor sus finanzas.  ​

​Ante  este  panorama,  Jorge  de  Lara,  Vicepresidente  y  Director  General  de  Global  Commercial Services México y Latinoamérica de American Express, resaltó la importancia de la tecnología en la implementación de medios de pago para empresas: “Hoy en día la  mayoría de las compañías en México buscan utilizar  herramientas  digitales  en  los  departamentos de  administración y  finanzas, esto con el objetivo de automatizar sus procesos y optimizar sus operaciones”.

Para ello, comparte algunas recomendaciones para aprovechar al máximo la oferta tecnológica:  El  primer  paso  sería,  entonces,  lograr  la  automatización  de  los  pagos  de  una  compañía, minimizando el uso de efectivo y reduciendo la emisión de cheques en los casos en que existan otros medios de pago. De acuerdo con información de la CONDUSEF, en promedio, un banco cobra 13 pesos por cheque adicional emitido, esto sumado a las penalizaciones por documentos devueltos (900  pesos  aproximadamente)  y  al  gasto  administrativo  derivado  del  proceso  de  conciliación  de gastos, hace de las herramientas virtuales la opción más asequible y transparente. 

Según De Lara, el uso de herramientas para pagos virtuales ayudan a optimizar los gastos de una compañía,  pues  existen  soluciones  que  hacen  posible  la  creación  de  cuentas  virtuales personalizables, que pueden ser utilizadas como tarjetas adicionales por el colaborador, pero son administradas  desde  una  plataforma  en  la  que  determina  el  periodo  de  validez,  el  tipo  de transacciones autorizadas, los establecimientos o proveedores permitidos, la ubicación geográfica, los montos, etcétera. 

La siguiente recomendación sería transparentar los procesos de rembolso, viáticos o gastos de los empleados; si bien esto puede estar sumamente relacionado con el punto anterior, en este caso se  trata  de  un  apartado  específico.  Según  datos  de  CWT,  los  viajes  de  negocios  en  México incrementarán alrededor de 5% durante 2018, cifra que, en un marcado de 17 mil millones de dólares es bastante significativa. 

Contar con herramientas que permitan llevar un control sistemático de los gastos durante viajes de negocios, es fundamental para las finanzas de una compañía en la que los traslados son frecuentes. Si una  empresa,  por ejemplo, tiene que comprar boletos de avión de manera constante para sus colaboradores, establecer una cuenta específica para ello le permite tener un panorama general de sus  movimientos y  transacciones,  además  de  que puede  generar  beneficios  adicionales  para los usuarios.  
     
El último paso para aprovechar el uso de tecnología en pagos B2B sería poder crear una estructura de  procesos totalmente  “paperless”,  en  la  que  la  facturación,  reportes  de  gastos,  reembolsos, contabilidad y administración puedan llevarse a cabo de manera digital y sin necesidad de presentar comprobantes  físicos  de  ninguna  transacción.  Esto,  además  de  contribuir  a  la  conservación  del medio  ambiente,  permite  tener  un  control  más  preciso  y  transparente  sobre  las  finanzas  de  una organización.  El  saber  aprovechar  los  recursos  tecnológicos  para  el  óptimo  funcionamiento  de  una  compañía, puede ayudar en el crecimiento y desarrollo de esta en un entorno competitivo en el que todas las empresas buscarán hacerse de aquellas herramientas que les permitan sobresalir por sobre el resto.